نارسايي ودشواریهای توسعه سیستمهای اطلاعاتی در ایران
نارسايي ودشواریهای توسعه سیستمهای اطلاعاتی در ایران
* سيدمختار رحيمي- دانشجوي كارشناسي فناوري
اگر چه امروزه نیاز به «سیستم های اطلاعاتی» بر کسی پوشیده نیست، لیکن این مهم در کشور به عنوان یک ضرورت مورد توجه مدیران و کارگزاران قرار نگرفته و متاسفانه هنوز شاهد بهره گیری از نظامهای سنتی و استفاده از برنامههای آماده رایانهای (package) هستیم. همچنین در زمینه معرفی این نوع سیستم ها و مفهوم و کاربرد آن آموزش و اطلاع رسانی مناسبی از طرف نهادهای علمی و حرفه ای به عمل نیامده و کار فرهنگی مناسبی درباره ارتقای سطح بینش مدیران وکارکنان سازمانها و مؤسسات کشور صورت نپذیرفته و به همین دلیل طرح، استقرار و توسعه این سیستم ها با مشکلات عدیده مواجه شده است. علی رغم تحولات مهمی که در دهه های اخیر در زمینه ضوابط و متدولوژی تحلیل، طراحی و پیاده سازی سیستم های اطلاعاتی به وجود آمده و تآثیرات شگرفی را بر سیستم های اطلاعاتی گذاشته است و این تاثیرات به طراحی و پیاده سازی سیستم های هوشمند رایانه ای ( سیستم های طراحی شده براساس نیازهای اطلاعاتی سازمانها) و سیستم برنامه ریزی منابع سازمان (ERP=ENTERPRISE RESOURCE PLANNING) شده است و با وجود اثبات اینکه انجام عملیات کنونی سازمانها و مؤسسات و اعمال کنترل های داخلی مطلوب و همچنین دسترسی سریع به اطلاعات مورد نیاز از طریق سیستم های سنتی امکانپذیر نیست، هنوز سیستم های اطلاعاتی یکپارچه که یکی از مهمترین موضوعات زمان حاضر واز مبرم ترین نیازهای بنگاههای اقتصادی ایران است، به عنوان یک ضرورت مورد توجه مدیران سازمانها و مؤسسات و کارگزاران کشور قرار نگرفته و اگر ارزیابی واقع بینانه ای از نظامهای اطلاعاتی سازمانها و موسسات کشور داشته باشیم، در می یابیم که تنها شمار اندکی از آنان دارای سیستم های اطلاعاتی مناسب کسب و کارند وبقیه فاقد نظامهای اطلاعاتی مناسب بوده و برخی از این سازمانها و موسسات از سیستم های اطلاعاتی یکپارچه سنتی نیز بهره مند نیستند و از ساده ترین نظامهای برنامه ریزی وکنترل محرومند. در این مجال نارسائیها و دشواریهای طرح، استقرار و توسعه سیستم های اطلاعاتی یکپارچه در ایران تشریح می شود.
سیستم های اطلاعاتی يكپارچه
سیستم های اطلاعاتی یکپارچه شامل اجزای دستی و رایانه ای یکپارچه است که برای جمعآوری، پردازش و کنترل و ذخیره اطلاعات و حصول اطمینان از صحت جریان اطلاعات در سازمان، سهولت در کارکردهای عملیاتی و به منظور پشتیبانی اطلاعات مدیریت در تصمیم گیریها طرح و استقرار می یابد.
نظری بر سیستم برنامه ریزی منابع سازمان: نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمان سیستم اطلاعاتی یکپارچه است که فرایندهای اصلی و فعالیتهای عمده سازمان را پشتیبانی و امکان برنامه ریزی و کنترل منابع سازمان را فراهم می آورد. سیستمهای برنامهریزی سازمان که از سال 1990 مطرح گردیده اند،در واقع تکامل یافته «سیستم برنامه ریزی مواد» (MRP) و «سیستم اطلاعات مدیریت» (MIS) هستند و هم اکنون پنج شرکت برتر دنیا نظیر مایکروسافت، اوراکل و... در این زمینه فعالند.
در ایران این نرم افزار به تازگی مورد توجه سازمانها و موسسات قرار گرفته و در حال حاضر چند شرکت از شرکتهای بزرگ خودروسازی و فولاد درصدد استقرار سیستم مذکور برآمده اند.
نکته مهمی که شرکتها بایستی قبل از خرید این نرم افزار مد نظر قرار دهند، حصول اطمینان از پوشش کامل فرایندهای اصلی و عمده سازمان و امکان بومی ساختن آن یا به عبارتی انطباق نرم افزار با فعالیتهای سازمان و از همه مهمتر آماده شدن برای گذار از دوران نسبتا طولانی و سخت نصب و استقرار سیستم است. در این سیستم نیز مانند سایر سیستمهای اطلاعاتی یکپارچه ، فرایندهای جریان اطلاعات به صورت جامع مدنظر قرار نمی گیرند و نهایتاٌ نصب سیستم برنامه ریزی منابع انسانی به فعالیتهای اصلی سازمان ختم میشود. در سازمانهایی که سیستم برنامهریزی سازمان نصب می شود، بایستی درباره انجام سایر فعالیتها که امکان مکانیزه نمودن آنها وجود ندارد روالهای دستی انجام کار هماهنگ با سایر بخشهای سیستم اطلاعاتی نصب شده تهیه و مورد استفاده قرار گیرد.
اهداف کار بست سیستمهای اطلاعاتی یکپارچه: مدیران سازمانها و موسسات اهداف گسترده ای را از به کارگیری سیستم های اطلاعاتی ( اعم از سیستمبرنامه ریزی منابع سازمان یا سایر سیستمهای اطلاعاتی) دنبال می کنند، لیکن اهم اهداف مورد نظر درباره استقرار و به کارگیری سیستمهای اطلاعاتی یکپارچه به شرح زیر است:
الف) انجام فعالیتهای اصلی و مکرر سازمان به روش هوشمند و اساساٌ سهولت در کارکردهای عملیاتی؛
ب) اعمال کنترل های داخلی فعالیتهای اصلی به روش هوشمند؛
ج) دسترسی سریع به اطلاعات طبقه بندی شده برای تصمیم گیری؛
د) ایجاد زمینه گزارشگری مستمر و به موقع در سازمان و ایجاد بستر فرهنگی انضباط اقتصادی؛
هـ) صرفه جویی در زمان پردازش اطلاعات؛
و) به حداقل رسیدن اشتباهات انسانی و جلوگیری از دوباره کاریها و ریخت و پاش؛
ز) جلوگیری از اعمال سلایق شخصی در انجام فعالیتهای اصلی و مکرر سازمان؛
ح) سهولت درجمع آوری اطلاعات و ذخیره آن؛
ط) جلوگیری از صرف زمانهای تکراری تولید اطلاعات درباره موضوعات واحد؛
ی) افزایش بهره وری و کارآیی در سازمان؛
ک) کمک به کاربران با تخصص کم.
سیر تاریخی سیستم های اطلاعاتی در ایران
سالهای متمادی چهار مجموعه ذیل کلیت سیستم های اطلاعاتی سازمانها و موسسات مطرح در ایران را تشکیل می داد:
1. بخش روشها ( شامل شمای کلی فعالیت سازمان و مجموعه نمودارهای گردش عملیات)؛
2. بخش حسابها ( شامل اصول و مبانی طرح حسابها، فهرست حسابها، تعریف حسابها و روش ثبت حسابداری عملیات)؛
3. بودجه و گزارشها ( شامل روشهای تهیه بودجه و فرم های مرتبط با تهیه بودجه و گزارشهای مدیریت)؛
4. سازمان ( شامل نمودار سازمانی و شرح وظایف سازمانی کارکنان).
از اواخر دهه 50 علایق سازمانها و موسسات به اهمیت استفاده از رایانه برای پردازش اطلاعات فزونی یافت و کوشش در جهت فراهم کردن اطلاعات مورد نیاز استفاده کنندگان درون سازمانی و برون سازمانی از طریق نرم افزارهای رایانه ای به گونهای که بتواند سودمندی اطلاعات را افزایش دهد، آغاز گردید و استمرار این کوشش در سالهای اخیر اشتیاق سازمانها و موسسات به در اختیار گرفتن سیستمهای اطلاعاتی یکپارچه از جمله «سیستم برنامه ریزی منابع سازمان» را به دنبال داشته است .
بررسی تاریخی سیستم های اطلاعاتی یکپارچه در ایران در دهه های نزدیک نشان می دهد که سیستم های اطلاعاتی یکپارچه نیز مانند سایر مقوله ها تحت تاثیر اوضاع و احوال سیاسی و عواملی از این دست بوده و به دلیل بی ثباتی اوضاع و احوال سیاسی و اقتصادی کشور، تحریم کشور توسط کشورهای صاحب نام در زمینه فناوری اطلاعات، دخالت بیش از حد دولت در اقتصاد، انحصاری بودن اکثر کالا و خدمات، ناکارایی قوانین مالی و مالیاتی و سرمایه گذاری و اساساٌ گرایش سرمایه گذاران به بازده سریع سرمایه گذاری بسط و توسعه نیافته و به جایگاه واقعی خود نرسیده است.
نارسائیها و دشواریهای سیستمهای اطلاعاتی : در جریان طرح، استقرار و توسعه سیستم های اطلاعاتی یکپارچه سه کارگزار نقش اساسی دارند:
الف) طراح ( تحلیلگر یا آنالیست) و عرضه کنندگان سیستم؛
ب) مشتری ( کاربران و مدیران)؛
ج) دولت و نهادهای حرفه ای.